Contabilidade com papel é passado, ERP é o futuro

Há muito já está ultrapassada aquela imagem do contador como a pessoa atrás de uma mesa, com uma calculadora em sua frente e rodeado por pilhas e mais pilhas de papel.

Com a evolução da tecnologia, em busca de melhores resultados, a calculadora foi substituída por programas de computador.

No entanto, dificuldade para acessar rapidamente dados específicos, duplicidade de informações e muitas horas desperdiçadas em retrabalho são alguns dos problemas enfrentados ainda hoje por muitas empresas.

A falta de organização pode ser um fator determinante para o sucesso – ou não – de um empreendimento. Neste artigo, provamos o quão importante é o controle de contas para a sua empresa.

Assim, é necessário que os gestores eliminem a burocracia e a complexidade desnecessária, levando para dentro das empresas a gestão do futuro, através de um sistema automatizado e inovador como o ERP.

Não faz ideia do que estamos falando? Continua com a gente que no Blog FoxManager você vai aprender tudo o que precisa saber sobre essa ferramenta!

ERP é presente e futuro 

ERP ou PIR, é uma sigla que vem do inglês e significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento Integrado de Recursos, em português. É um software que agrega dentro dele próprio, diversos outros sistemas.

O ERP visa automatizar a gestão empresarial, desde níveis iniciais até os mais estratégicos.

O sistema é dividido em módulos e os mesmos são integrados. Dessa forma, os dados são compartilhados dentro do sistema, fornecendo assim informação em tempo real e evitando a duplicidade dessas informações.

Existem atualmente diversos tipos de sistemas ERP e podem ser utilizados por empresas de diversos tamanhos, desde as micro e pequenas empresas até grandes conglomerados.

Por que adotar o ERP? 

Com ele é muito mais fácil controlar diversas atividades inerentes a uma companhia, como emissão de notas fiscais, obrigações legais, contas a pagar e a receber, gestão de pessoas e qualquer necessidade da empresa.

O ERP também é uma boa alternativa com o crescimento exponencial do e-commerce e lojas virtuais, já que ele auxilia no monitoramento das vendas e no acompanhamento dos pedidos.

Além disso, ele torna muito mais rápida e prática a relação com os fornecedores.

Algumas das vantagens que o sistema fornece são

·         Unificação das informações em um só sistema

·         Agilidade na obtenção e compartilhamento de informações

·         Diminuição do uso do papel

·         Segurança ao acesso dos dados

·         Automatização dos processos

·         Redução de custos

·         Ganho em produtividade

·         Tomadas de decisões estratégicas

O erro de continuar a fazer contabilidade manual

Você já deve estar cansado de saber que tempo é dinheiro e num mercado cada vez mais competitivo e informatizado, o investimento em tecnologia pode ser o diferencial para sair na frente da concorrência.

A principal desvantagem da contabilidade manual é o tempo que se gasta. Além de estar mais propenso a erros, a rotina puramente operacional pode desmotivar o funcionário e diminuir sua produtividade.

A contabilidade informatizada dá ao colaborador a oportunidade de gerir melhor seu tempo e utilizar suas qualidades para pensar estrategicamente, o que só vai gerar melhores resultados para a empresa.

Os empreendedores que ainda vêm o gasto em tecnologia como despesa, ficarão para trás. Nesse texto explicamos porque investir em tecnologia é um bom negócio.

Adotar um ERP além otimizar o tempo da equipe, por todas as vantagens já mencionadas acima, pode facilitar também na gestão diária em relação a produtos e fornecedores.

Por exemplo, no caso de uma empresa de varejo que tenha diversas filiais em diferentes lugares. O ERP pode informar o momento certo de repor um item específico antes que o mesmo termine no estoque em determinada loja.

Assim, vários problemas são evitados antes mesmo de existirem: o cliente encontra o produto desejado, a loja não perde a venda e todos os envolvidos têm uma boa experiência.

Diferente dos papéis, além de centralizar as informações necessárias em um único ambiente, ter um ERP também significa investir em segurança.

<H3> Facilidade para lidar com a LGPD <H3>

Em voga devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ter entrado em vigor, a segurança de dados também é um fator importante quando se trata de sistemas de informações.

A LGPD se aplica a todos os tipos de empresa, independente do porte ou segmento.

Isso acontece porque todas elas, em algum momento, captam informações pessoais de seus clientes ou usuários, como nome, CPF, telefone e endereço.

A lei visa a proteção dos cidadãos quanto a vazamentos e usos indevidos de suas informações.

Para estar de acordo com a LGPD, e evitar multas, as organizações terão que garantir o sigilo e a correta utilização dos dados pessoais.

Portanto, ter todas as informações reunidas em um único lugar, é muito mais fácil e prático fazer o gerenciamento desses dados.

Segurança em primeiro lugar

Dentro de um sistema ERP todos os dados ficam armazenados e podem ser compartilhados para diferentes tipos de transação.

No entanto, é possível criar barreiras de proteção para que essas informações não sejam utilizadas indevidamente.

O ERP é completamente seguro. Toda a informação contida no sistema é criptografada, então, mesmo que alguém o invada, não terá acesso ao seu conteúdo.

Além da criptografia, o ERP também utiliza firewalls, que identificam qualquer tipo de acesso malicioso, como o de hacker, por exemplo.

Também é possível criar bloqueios que delimitem o acesso em níveis específicos, garantindo que apenas pessoas com determinada credencial consigam consultar os dados, de forma completamente controlada.

Se a empresa quiser aumentar ainda mais seu nível de segurança, pode investir em um link dedicado de internet, ou seja, uma linha exclusiva para abrigar seus dados e informações.

Retrabalho é o inimigo da produtividade

A frase “comunicação é alma no negócio” é bastante conhecida, no entanto dentro das organizações os ruídos de comunicação ainda são um problema constante e que deveria chamar a atenção dos gestores.

Sistemas fragmentados e defasados podem contribuir para a criação de ruídos indesejados, como dados que não batem, duplicidade de informações ou até mesmo não conseguir encontrar o dado desejado.

Por reunir todos os dados no mesmo sistema, o ERP facilita a comunicação entre os setores da empresa, oportuniza o acesso a informações de forma rápida e prática.

Assim, os colaboradores evitam o retrabalho, otimizam seu tempo e aumentam a sua produtividade.

Melhores resultados representam custos menores 

De acordo com Estudo divulgado pela PwC As empresas que conseguem extrair valor a partir de informações obtidas em sua cadeia produtiva, conseguem ampliar seu lucro e reduzir custos.

Em um ambiente altamente competitivo, isso é fundamental!

Segundo a pesquisa, a análise de dados impacta despesas em diversos setores como operações, desenvolvimento de produtos, marketing, vendas, atendimento ao cliente e outros.

Ter um sistema que automatize os processos, otimiza o tempo dos gestores para aquilo que importa: tomar decisões estratégicas com base em insights trazidos através de análise de dados.

E é exatamente isso que o ERP pode fazer pela sua empresa!

Agora que você já conhece quais são as vantagens em adotá-lo, precisa saber também que ele pode ser a solução ideal independentemente do porte da sua empresa.

Existem diversos tipos de ERP no mercado. É preciso escolher o certo para potencializar melhores resultados para o seu negócio. O FoxManager, por exemplo, atende empresas de todos os portes e segmentos.

Além de lhe fornecer total controle sobre as operações do seu negócio – seja  ele uma microempresa ou uma grande rede de lojas – a FoxManager também oferece planos que cabem na sua realidade.

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Texto de inbound marketing escrito para o blog da Fox Manager, em 2020.